Tugas 3 ( Sistem Informasi Manajemen )

MODEL SISTEM UMUM PERUSAHAAN

Model sistem umum pada perusahaan adalah dimana penyerdahanaan objek, yang terdiri dari berbagai jenis model yang digunakan oleh perusahaan beserta kegunaan model itu sendiri yang mempengaruhi juga di perusahaan agar mempermudah pengertian, komunikasi, dan memperkirakan masa depan. Yang biasa digunakan oleh perusahaan adalah model sistem informasi fisik dan konseptual. Dan pada pendekatan sistem adalah sebagai perwujudan manajer dalam pengambilan keputusan dan memecahkan masalah pada perusahan tersebut.

• Jenis-jenis Model

1. Model Fisik

Model yang menggambarkan entity dengan tiga dimensi. Biasanya model ini berukuran lebih kecil dari aslinya seperti boneka, mobil-mobilan, prototype rancangan, dsb

2. Model Naratif

Model yang menjelaskan entity secara tertulis / lisan. Model ini digunakan sehari-hari seperti penjelasan tertulis komputer, penjelasan lisan melalui sistem komunikasi.

3. Model Grafis

Model yang mewakili entitynya dengan abstraksi garis, simbol & bentuk. Seringkali disertai dengan penjelasan naratif seperti laporan-laporan, alat pemecahan / analisis masalah seperti flowchart, DFD.

4. Model Matematis

Model Matematis digunakan dalam pembuatan model bisnis, segala rumus matematika atau persamaan adalah model matematis. Banyak model matematis yang digunakan oleh manajer bisnis bersifat lebih kompleks dari pada yang digunakan dalam pelajaran matematika di perguruan tinggi. Sebagai contoh, rumus yang digunakan untuk menghitung break-even point (titik impas) adalah

BEP = TFC / P – C

Ket:

BEP : Break Event Point

TFC : Total Fixed Cost

P : Price

C : Cost

• Model Sistem Umum

Sistem Fisik:

Sistem fisik perusahaan yang mengubah sumber daya input menjadi sumber daya output. Sumber daya input yang datang dari lingkungan perusahaan, terjadi suatu transformasi, dan sumber daya output dikembalikan ke lingkungan yang sama.  Karena  itu sistem fisik perusahaan merupkan sistem terbuka, yang berhubungan dengan lingkungannya melalui arus sumber daya fisik.

1. Arus Material

Material - material input diterima dari pemasok bahan baku dan komponen rakitan. Material ini disimpan ditempat penyimpanan sampai dibutuhkan dalam proses transformasi. Lalu material tersebut dimasukan dalam aktivitas manufaktur. Pada akhir proses transformasi, material yang sekarang sudah dalam bentuk jadi, disimpan di tempat penyimpanan sampai dikirim kepada para pelanggan.

2. Arus Personil

Input personil berasal dari lingkungan. Calon pegawai berasal dari masyarakat setempat dan mungkin dari serikat buruh serta pesaing. Input personil ini biasanya diproses oleh fungsi sumber daya manusia kemudian ditugaskan ke berbagai bidang fungsional. Ketika berada di wilayah bidang tersebut, para pegawai terlibat dalam proses transformasi baik secara langsung maupun tidak. Sebagian pegawai bekerja bagi perusahaan hanya sebentar saja. Sebagian lain bekerja hingga pensiun. Fungsi sumber daya manusia adalah memproses pemberhentiannya dan sumber daya itu dikembalikan pada lingkungan.

3. Arus Mesin

Mesin-mesin diperoleh dari pemasok dan biasanya berada di perusahaan untuk jangka waktu yang lama tiga atau sampai dua puluh tahun atau lebih. Namun akhirnya semua mesin dikembalikan kepada lingkungan dalam bentuk tukar tambah dengan model baru, atau sebagai rongsokan.

4. Arus Uang

Uang terutama diperoleh dari para pemilik yang menyediakan modal investasi dan dari para pelanggan perusahaan yang memberikan pendapatan penjualan. Sumber lainnya mencakup lembaga keuangan yang memberikn pinjaman dan bunga atas investasi, serta dari pemerintah yang menyediakan uang dalam bentuk pinjaman dan bantuan.

• Konsep Dasar Model Sistem Umum Perusahaan

Ada dua macam sistem terbuka, yaitu yang dapat mengontrol operasinya sendiri, dan yang tak bisa. Kontrol dapat dilakukan melalui alat yang berupa simpul yang dibuat menjadi sistem. Simpul ini disebut simpul feedback, yang memberikan jalan kecil bagi signal dari sistem ke mekanisme kontrol, dan dari mekanisme kontrol kembali ke sistem. Mekanisme kontrol adalah peralatan dari beberapa jenis yang menggunakan signal feedback untuk mengevaluasi penampilan sistem dan menentukan apakah dibutuhkan tindakan pembetulan.

1. Sistem Simpul Terbuka

Jika sebuah sistem tidak mempunya simpul feedback atau mekanisme kontrol, maka ia disebut sistem simpul terbuka. Tak ada feedback dari sistem tersebut untuk mempengaruhi perubahan yang penting dalam sistem.Contoh yang tepat dari sistem simpul terbuka ini adalah pemanas ruang listrik yang kecil. Bila pemanas ini dipasang maka ia akan mengeluarkan panas. Ia mungkin memberi panas yang banyak atau sedikit. Ia tidak mempunyai mekanisme pengaturan sendiri untuk memberikan temperatur ruang yang tetap. Mungkin hanya ada sedikit perusahaan bisnis dari jenis simpul terbuka ini. Mereka ini merupakan sistem terbuka, namun mereka tidak mempunyai feedback dan mekanisme kontrol. Mereka dibuat dalam susunan tertentu dan tidak dapat diubah. Jika mereka lepas kontrol, maka tak ada yang bisa dilakukan untuk memperbaiki keseimbangannya. Ini akan mengakibatkan kerusakan sistem (kebangkrutan).

2. Sistem Simpul Tertutup  

Merupakan sistem yang mempunyai simpul feedback dan mekanisme kontrol. Sistem pemanas yang dikontrol oleh thermostat sesuai dengan diagram ini. Thermostat membandingkan suhu ruangan dengan setting yang diinginkan dan mematikan dan menghidupkan pemanas sesuai kebutuhan. Simpul feedback terdiri dari informasi. Mekanisme kontrol adalah manajemen perusahaan. Manajemen menggunakan informasi sebagai dasar untuk membuat perubahan dalam sistem fisik.

3. Kontrol Manajemen

Manajemen menerima informasi yang menjelaskan output sistem. Banyak laporan manajemen yang memasukkan jenis informasi ini, yaitu mengenai volume produksi, biaya distribusi, analisis penjualan, dan sebagainya. Karena tujuan utama perusahaan sebagai sebuah sistem adalah menghasilkan beberapa jenis output, maka ukuran dari output merupakan bagian integral dari kontrol sistem. Laporan penjualan dari produk yang cepat laku. Data penjualan lengkap selama perbulannya disimpan dalam media penyimpanan komputer, seperti pada disk magnetik atau disket, yang akan digunakan untuk mencetak laporan pada akhir bulan.

4. Pemroses Informasi

Pada pembahasan ini kita asumsikan bahwa pemroses informasi adalah komputer. Hal ini tidak berarti bahwa model sistem umum hanya dapat diterapkan terhadap perusahaan yang mempunyai komputer. Model tersebut hanya dapat diterapkan pada perusahaan yang menggunakan mesin key-driven dan metode manual.

• Penggunaan Model Sistem

Arus bahan melalui perusahaan manufaktur dan kontrol yang dilakukan oleh manajer, seperti yang digambarkan oleh model sistem umum, keduanya sangat jelas. Tidak begitu mudah untuk menghubungkan model tersebut ke jenis perusahaan yang lain. Dalam pembahasan dibawah ini, model tersebut digunakan untuk menjelaskan pengecer dan organisasi yang memberikan pelayanan. Tujuan pembahasan tersebut adalah untuk menunjukkan bahwa model tersebut bersifat umum dalam arti yang sebenarnya dan memberikan struktur dasar untuk melakukan analisis terhadap berbagai jenis organisasi.

1. Supermarket

Semua sumber fisik mengalir melalui sistem fisik dari supermarket. Arus utama adalah bahan, yaitu barang grosir dan semua item yang dijual. Arus personel terdiri dari manajer toko, klerk bagian checkout, klerk bagian stok, dan sebagainya, yang diperkerjakan, bekerja selama waktu tertentu, dan akhirnya keluar. Hanya ada beberapa mesin yang digunakan dalam supermarket. Mesin pembaca kode jenis barang pada counter checkout yang sering kita jumpai. Namun ada juga mesin yang lebih kecil, seperti kalkulator dan telepon yang ada dalam kantor. Kita bisa memperluas katagori mesin ini dengan menyebutkan lemari es, kotak (lemari) display, dan tempat penyimpanan barang yang akan dijual. Arus uang kedalam supermarket diperoleh dari pelanggan, dan arus keluarnya terutama untuk pembayaran kepada pemasok barang. Proses transformasi dalam supermarket meliputi pembukaan kotak barang dagangan dan penyusunan item (barang) pada rak. Transformasi ini juga meliputi penyiapan sayur-sayuran dan buah-buahan yang segar untuk dipajangkan, pemtongan daging, mungkin pembakaran roti kering dan penyiapan item masak. Segala aktivitas yang membuat produk menjadi siap dan menarik untuk dijual dapat dianggap transformasi. Elemen manajemen dalam sistem konsep terdiri dari manajer toko dan pembantu manajer. Pemroses informasi adalah minikomputer yang ditempatkan jauh dari area pelanggan (pembeli). Minikomputer tersebut di hubungkan ke mesin pembaca kode jenis barang ke komputer mainframe yang berada pada kantor pusat supermarket tersebut, mungkin berada di lain kota. Minikomputer penyimpanan ini mengontrol mesin pembaca kode jenis barang dan melengkapinya dengan keterangan harga dari berbagai barang. Ia juga mentransmisikan data ke kantor pusat, yang akan menentukan item atau barang yang harus dipesan. Ia juga memberikan statistik penjualan, dan sebagainya. Standart penampilan dari supermarket dibuat oleh kantor pusatnya, dengan persetujuan dari manajemen supermarket tersebut.

Manajemen toko (supermarket) mengontrol sistem fisik dalam beberapa tingkat dengan melakukan pengamatan. Manajer selalu berada di tempat dan dapat merespon terhadap situasi tertentu situasi tertentu. Namun demikian, sebagian kontrol dilakukan oleh minikomputer toko yang selalu memberikan informasi. Standart memberikan pedoman kepada manajer berkenaan dengan tingkat penampilan yang akan dicapai. Manajer menggunakan pengamatan dan pemroses informasinya untuk memonitor penampilan yang sebenarnya, dan membandingkannya dengan standart. Manajer menerima laporan yang menunjukkan item mana yang laku keras dan mana yang tidak. Manajer merespon gambaran ini dengan mengambil tindakan, seperti mengatur jumlah pemesanan, pengalokasian kembali ke rak, menjalankan strategi obral, dan menambah brosur dan display untuk promosi. Laporan tersebut dapat juga menunjukkan waktu selama sehari dan hari selama seminggu, mengenai kapan dicapai penjualan tertinggi dan yang terendah. Informasi ini berguna untuk memperkerjakan dan menjadwal kerja karyawan dalam memberikan tingkat pelayanan yang dibutuhkan untuk para pembeli. Manajer menggunakan informasi dari pemroses informasi, ditambah dengan standart, sebagai dasar untuk membuat perubahan dalam sistem fisik, sehingga supermarket seterusnya akan berjalan untuk mencapai tujuannya.

2. Lembaga Bantuan Hukum

Ada banyak perbedaan yang nyata antara lembaga bantuan hukum dan supermarket. Lembaga bantuan hukum biasanya terdiri dari sejumlah kecil orang-orang profesional yang telah terdidik secara khusus dan disahkan (berijasah) untuk melakukan pekerjaannya. Pekerjaan mereka lebih ditekankan pada aktivitas mental dari pada aktivitas fisik. Arus bahan (material) melalui lembaga ini sangat sedikit, yang terutama hanya terdiri dari item bookkeeping, seperti bloknote resmi dan pensil. Walaupun dengan perbedaan yang mendasar ini, lembaga bantuan hukum dapat dideskripsikan oleh model umum yang sama seperti yang digunakan untuk supermarket. Tiap lembaga bantuan hukum adalah sistem fisik terkontrol. Pada lembaga yang lebih besar, kontrol dilakukan oleh beberapa orang yang disebut partner. Tanggung jawab utama partner tersebut adalah untuk memastikan bahwa lembaga berjalan untuk mencapai tujuannya. Tujuan lembaga bantuan hukum kebanyakan tidak spesifik seperti halnya supermarket. Lembaga bantuan hukum mungkin tidak mau menentukan untuk menangani sejumlah kasus tertentu atau memenangkan sejumlah perkara tertentu di pengadilan. Namun demikian, kita anggap bahwa untuk kelangsungan operasi diperlukan dana. Proses transformasi pada lembaga bantuan hukum adalah proses pengubahan bahan mentah (klien yang mempunyai masalah dengan hukum)  menjadi produk akhir (klien yang masalahnya telah diatasi). Transformasi ini dilakukan oleh pengacara yang mewakili sebagian besar sumber yang ada di lembaga tersebut. Seseorang dapat mengatakan bahwa informasi merupakan sumber yang paling penting. Anda sering melihat kantor pengacara yang terdapat banyak rak yang dipenuhi buku hukum. Namun demikian, seorang pengacara akan memberitahu anda bahwa kunci keberhasilan bukanlah terletak pada buku, namun pada pengetahuannya untuk mencari bahan dalam buku tersebut. Beberapa lembaga bantuan hukum menggunakan komputer untuk memberkan informasi mengenai hukum karena keterbatasan waktu untuk memperolehnya dari perpustakaan,. Sistem pemanggilan (untuk mendapatkan) informasi mengenai hukum tertentu diperoleh dari lembaga tersebut dengan cara berlangganan artikel mengenai hukum. Database hukum diperoleh dari lokasi pusat yang menyimpan hasil kasus pengadilan. Pengacara memasukkan perintah untuk meminta informasi kasus ke dalam terminal. Permintaan ini ditransmisikan ke komputer sentral, tempat data dapat dipanggil, dan kemudian ditansmisikan kembali ke kantor lembaga, dan akhirnya output ditampilkan pada layar atau dicetak. Walaupun mungkin tidak ada standart formal, partner akan mengetahui tingkat penampilan yang dibutuhkan, agar lembaga tersebut berjalan dengan baik. Jika standart intuitif tidak dapat dicapai, harus dibuat keputusan untuk mengubah sistem fisik. Jika hanya ada sedikit masalah hukum yang diubah menjadi pemecahan (lembaga kehilangan banyak kasus), maka bisa dipekerjakan lagi pengacara tambahan, pengacara yang sudah ada dapat diganti, mahasiswa jurusan hukum dapat dipekerjakan sebagai pert-timer untuk melakukan riset perpustakaan, dan sebagainya. Model umum memberikan struktur bagi elemen dasar lembaga bantuan hukum ini. Pengacara yang baru saja lulus dari fakultas hukum diharapkan dapat memenuhi elemen ini walaupun ia belum pernah melakukan sebelumnya dan tidak mempunyai pengetahuan mengenai orang-orang dan sejarahnya. Pengacara baru diharapkan memenuhi standart yang ingin dicapai, yaitu menjadi sebuah sistem informasi yang memberikan database hukum, dan menjadi sumber personil yang mempunyai kemampuan untuk melakukan proses transformasi dengan cara yang dapat diterima oleh manajemen partner dan klien. 

2. Perusahaan Manufaktur PT. Herdex Sejahtera

Persaingan yang semakin ketat pada industri furniture, menuntut setiap perusahaan yang bergerak pada industri ini untuk selalu mempertahankan bahkan meningkatkan kualitas produknya. Hal ini dilakukan pula oeh PT. Herdex Sejahtera dengan berupaya menghasilkan produk yang berkualitas tinggi dalam proses produksinya, sesuai dengan standar yang telah ditetapkan oleh perusahaan serta keinginan konsumen. Saat ini PT Herdex Sejahtera memiliki sistem pengendalian kualitas, yang secara terus menerus dilakukan terhadap produk yang dihasilkannya. Pengendalian kualitas yang dilakukan PT. Herdex Sejahtera tersebut dilakukan dari mulai penerimaan bahan baku yang dipergunakan sampai dengan produk jadi.

Tujuan perusahaan melakukan pengendalian kualitas dalam proses produksi furniture ini yaitu untuk menunjang tercapainya visi dan misi dari PT. Herdex Sejahtera yang menyediakan dan memenuhi kebutuhan furniture rumah dan perkantoran dengan perlengkapan yang menjamin kualitas sesuai dengan standar yang telah ditetapkan. Hal ini dilakukan oleh PT. Herdex Sejahtera dalam upaya memberikan kepuasan kepada konsumennya dalam mempergunakan produk furniture. PT. Herdex Sejahtera mengharapkan konsumen-konsumenya memperoleh kepuasan terhadap produk-produk yang dipergunakan, sehingga diharapkan konsumen melakukan pembelian ulang atau melakukan pembelian terhadap produk-produk lainnya, yang pada akhirnya PT.Herdex Sejahtera dapat menguasai pangsa pasar lebih luas lagi.

PT. Herdex Sejahtera membagi hasil produksinya menjadi 2 kategori yaitu furniture dan asesoris. Pt Herdex Sejahtera mempunyai sistem produksi yaitu input, proses dan output, sehingga pengendalian kualitas dalam sistem produksi yang dilakukan pt herdex sejahtera tdd tiga tahapan :

1.       Pengendalian pada kualitas bahan baku (input)

Pengendalian kualitas pada input dalam sistem produksi merupakan pengendalian kualitas terhadap bahan baku tang digunakan daam proses produksi. Penggunaan bahan baku merupakan salah satu faktor utama yang mempengaruhi proses produksi, dan pada akhirnya berpengaruh juga terhadap kualitas produk yang dihasilkan. Apabila bahan baku yang digunakan memiliki kualitas yang baik atau memenuhi standar maka barang yang dihasilkan akan memiliki kualitas yang baik juga. Bahan baku yang digunakan oleh PT. Herdex Sejahtera ini dikategorikan kedalam dua jenis bahan baku berupa Bahan Baku Utama, yaitu kayu jenis Pertikel Board (Germany) dengan ukuran 150 x 250 cm, dengan ketebalan 3cm dan 1,8cm. Bahan Baku Pembantu, yaitu Melamine Face Chipboard sebagai bahan laminated. Pengendalian kualitas bahan baku yang diterapkan meliputi proses pengangkutan, penyimpanan dan pengiriman ke lantai produksi, dimana bahan baku yang akan dioah terlebih dahulu dilakukan pemeriksaan kualitas bahan baku. Berdasarkan hasil pemeriksaan tersebut untuk memastikan bahwa kualitas bahan baku baik bahan baku utama maupun bahan pembantu tersebut sesuai dengan standar dalam kualitas permukaannya maka dilakukan pemeriksaan terhadap ukuran bahan baku yang digunakan tersebut.  Pemeriksaan kualitas bahan baku dilakukan yaitu pada saat suplier bahan baku mengirim bahan pesanan untuk disimpan dalam gudang. Ketika bahan baku datang dari supplier pemeriksaan terhadap bahan baku tersbut dilakukan melalui beberapa tahapan, hl ini dilakukan untuk mengetahui kualitas bahan baku yang akan disimpan digudang. Pemeriksaan tersebut terdiri dari jumlah pesana, ukuran, ketebalan dan permukaan disesuaikan dengan pesanan. Setelah bahan baku dilakukan pemeriksaan dan disesuaikan dengan standar perusahaan maka bahan baku diakatakan siap untuk digunakan dalam proses produksi, selanjutnya bahan baku yang dikatakan lolos pemeriksaan disimpan digudang dan siap untuk proses produksi.

2.       Pengendalian pada kualitas proses produksi (process) 

Pengendalian kualitas pada process dalam sistem produksi merupakan pengendalian kualitas terhadap proses produksi yang terdiri dari proses pemotongan (cutting) dan proses aminasi (laminated). Kualitas kedua proses produksi ini merupakan salah satu faktor utama yang mempengaruhi kualitas hasil produk yang dihasilkan. Apabila proses pemotongan dan laminasi yang dilakukan memiliki kualitas yg kurang baik atau tidak memenuhi standar maka barang yg dihasilkan akan memiliki kualitas yg kurang baik juga, bahkan termasuk kategori produk cacat yang tidak dapat digunakan/dipasarkan. Pengendalian kualitas proses produksi ini dilakukan setelah prose pemotongan dan proses laminasi saja. Jadi dalam setiap tahapan proses diartikan berjalan seperti biasa dan bila terdapat mesin yang rusak pada saat proses produksi maka baru dilakukan pengecekkan. Agar didalam proses produksi tidak menimbulkan produk cacat. Apabila ditemukan penyimpangan didalam proses penngemasan, maka karyawan atau operator yg bertanggung jawab terhadap penyimpangan tersebut segera melaporkan kepada manajer produksi. Bahan baku yang masuk ke proses produksi, sebelum dilakukan pemotongan terlebih dahulu dilakukan pelumasan dies (cetakan) pada Machine Robotic. Kemudian operator mesin, memasukkan bahan baku pada mesin pemotong ini dilakukan dengan memeriksa kualitas hasil pemotongan. Apabila kualitas hasil pemotongan tidak sesuai dengan ukuran yg ditetapkan, kemudian dilakukan reproses menjadi bahan baku untuk ukuran produk yg lebih kecil. Namun apabila kualitas hasil pemotongan sudah sesuai dengan ukuran yg ditetapkan, kemudian dilakukan proses laminated atau pembentukan tepian (penyatuan cetakan). Pengendaian kualitas pada proses produksi dilakukan pula setelah proses laminated dilakukan. Apabila kualitas hasil laminated tidak baik, maka dilakukan reproses dengan melakukan laminated /penyatuan cetakan ulang.

3.       Pengendalian pada kualitas hasil produk (output)

Pengendalian kualitas hasil produksi ini dilakukan melalui kegiatan Inspection (pemeriksaan) yg dilakukan secara fisik yaitu mengenai penyambungan permukaan meja dengan kaki meja serta dalam hal pengemasan produk akhir. Berikut ini merupakan beberapa cara yg dilakukan oleh PT. Herdex Sejahtera dalam rangka melakukan pengendalian kualitas terhadap produk jadi, antara lain :

-Apabila hasil produksi terhadap produk cacat, dengan tingkat kecacatan yang tinggi       maka produk tersebut akan dibuang.

-Apabila tingkat kecacatan pada produk dapat diatasi maka dilakukan perbaikan sesuai dengan cacatnya.

-Setiap produk yg telah lulus pemeriksaan, akan dikumpulkan digudang untuk kemudian dikirimkan ke konsumen.

sumber:

http://zaidarrosyid.blogspot.com/2011/11/model-sistem-umum-perusahaan.html#!/2011/11/model-sistem-umum-perusahaan.html

http://denybule.blogspot.com/2012/12/model-sistem-umum-perusahaan_3.html

http://syarifhidayat21.blogspot.com/2011/10/model-sistem-umum-perusahaan.html