Tulisan 4

DASAR DAN TEKNIK PENGAWASAN

PENGAWASAN ( CONTROLING )

Definisi Pengawasan

Pengawasan dapat di sebut sebagai juga evaluating appraising atau correcting. Pengertian Pengawasan yaitu proses penjamin pencapaian tujuan organisasi. Jadi di sini ada kaitan erat antar pengawasan dan perencanaan. Langkah awal suatu pengawasan sebenarnya adalah perencanaan dan penetapan tujuan berdasarkan pada standar atau sasaran.

Menurut Robert J. Mockler pengawasan yaitu usaha sistematik menetapkan standar pelaksanaan dengan tujuan perencanaan, merancang sistem informasi umpan balik, membandingkan kegiatan nyata dengan standar, menentukan dan mengukur deviasi – deviasi dan mengambil tindakan koreksi yang menjamin bahwa semua sumber daya yang dimiliki telah di pergunakan dengan efektif dan efisien.

*Robert J. Mockler, The Manajement Control Process, Prentice Hall, Englewood Cliffs

Bentuk-Bentuk Pengawasan

1.      Pengawasan Pendahuluan (Feedfoward Control, Streering Controls )

Dirancang untuk mengantisipasi penyimpangan standar dan memungkinkan koreksi di buat sebelum kegiatan terselesaikan. Pengawasan ini akan efektif bila manajer dapat menemukan informasi yang akurat dan tepat waktu tentang perubahan yang terjadi atau perkembangan tujuan.

2.      Pengawasan Concurrent (Concurrent Control )

Yaitu Pengawasan “ Ya-Tidak “, dimana suatu aspek dari prosedur harus memenuhi syarat yang ditentukan sebelum kegiatan dilakukan guna menjamin ketepatan pelaksanakan kegiatan.

3.      Pengawasan Umpan Balik ( Feedback Control, Past-Action Contols )

Yaitu mengukur suatu kegiatan yang telah di laksanakan, guna mengukur penyimpangan yang mungkin terjadi atau tidak sesuai dengan standar.

Tahap Proses Pengawasan

1.      Tahap Penetapan Standar

2.      Tahap Penentuan pengukuran Pelaksanaan Kegiatan

3.      Tahap Pengukuran Pelaksanaan Kegiatan

4.      Tahap Perbandingan Pelaksanaan dengan Standar dan Analisa Penyimpangan

5.      Tahap Pengambilan Tindakan Koreksi

Perancangan Proses Pengawasan

William H. Newman menetapkan prosedur sistem pengawasan, dimana di kemukakan 5 jenis pendekatan, yaitu :

1.      Merumuskan hasil yang di inginkan, yang di hubungkan dengan individu yang melaksanakan.

2.      Menetapkan Petunjuk, dengan tujuan untk mengatasi dan memperbaikin penyimpangan sebelum kegiatan diseslesaikan.

3.      Menetapkan Standar petunjuk Hasil

4.      Menetapkan jaringan informasu dan Umpan Balik

5.      Menilai Informasi dan mengambil tindakan koreksi

Manajemen Informasi System ( MIS )

Ini memainkan peranan penting dalam pengawasan dan perencanaan yang efektif. Pengertian MIS yaitu Suatu metoda informal pengadaan dan penyediaan bagi manajemen, informasi yng di perluakan dengan akurat dan tepat waktu untuk membantu proses pembuatan keputusan dan memungkinkan fungsi-fungsi perencanaan , pengawasan dan operasional organisasi yang di  laksanakan secara efektif.

Tahap Perancangan dari MIS yaitu

1.      Survei pendahuluan dan perumusan masalah.

2.      Desain Konseptual

3.      Desain terperinci

4.      Implementasi akhir

Agar MIS berjalan efektif maka harus memenuhi lima kriteria, yaitu :

1.      Mengikut sertakan pemakai dalam tim perancangan

2.      Mempertimbangkan secara hati hati biaya sistem

3.      Memperlakukan informasi yang relevan dan terseleksi

4.      Adanya pengujian pendahuluan

5.      Menyediakan pendahuluan dan dokumentasi tertulis bagi para operarot dan pemakai sistem

Kriteria Utama MIS yaitu ;

1.      Pengawasan terhadap kegiatan yang benar

2.      Tepat waktu dalam pemakaian

3.      Menekan biaya secara efektif

4.      Sistem yang digunakan harus tepat waktu dan akurat

5.      Dapat diterima oleh yang bersangkutan

*T. Hani Handoko, Manajemen (2) , BPFE UGM Yogya